Per una piccola impresa, tenere i conti in ordine non è un’opzione: è una necessità quotidiana.
Sapere a quanto ammontano le entrate, quali sono le principali uscite e dove vengono destinate le risorse permette di prendere decisioni più consapevoli ed evitare problemi di liquidità.
Tra le operazioni che più aiutano in questo monitoraggio c’è la riconciliazione bancaria, fondamentale ma spesso sottovalutata, soprattutto da chi gestisce attività piccole o appena avviate.
Vediamo cos’è, perché è così importante e in che modo la tecnologia può renderla più veloce e semplice da gestire.
Cos'è la riconciliazione bancaria?
La riconciliazione bancaria è l’operazione contabile che permette di verificare che i movimenti riportati negli estratti conto bancari corrispondano a quelli registrati nella contabilità aziendale e in prima nota.
In pratica, fare la riconciliazione bancaria significa verificare che ogni pagamento, incasso, addebito o F24 registrato sul conto corrente corrisponda ai movimenti presenti in contabilità, generati a loro volta da documenti come fatture e note di credito.
È un passaggio fondamentale nella gestione della tesoreria aziendale, perché assicura che i numeri siano allineati e affidabili.
Spesso, infatti, la banca può registrare le operazioni sul conto corrente aziendale con modalità o tempi differenti rispetto a quelli utilizzati dall’impresa.
Può succedere dunque che i pagamenti di fatture, commissioni, spese, pagamenti F24, addebiti Sepa o Riba vengano registrati sull’estratto conto bancario uniti in distinte o con date valute differenti rispetto a quanto riportato in contabilità.
Con la riconciliazione bancaria è possibile verificare se sono presenti questi scostamenti, inserendo movimenti mancanti o correggendo le differenze.
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Quando fare la riconciliazione bancaria?
È utile effettuare la riconciliazione bancaria a cadenza regolare, utilizzando come riferimento le tempistiche delle scritture contabili, mensili, trimestrali o semestrali.
Perché la riconciliazione è importante, anche per le piccole imprese?
Molte piccole attività tendono a eseguire la riconciliazione bancaria raramente o a non farla affatto, spesso perché non percepiscono quanto sia strategica.
Eppure, sono proprio le piccole imprese a trarre i maggiori benefici di questa operazione.
Fare la riconciliazione bancaria con regolarità permette di:
- avere sotto controllo le risorse finanziarie dell’azienda. Il saldo del conto corrente non basta: può includere movimenti non contabilizzati, incassi non ancora registrati o pagamenti programmati ma non visibili. Con la riconciliazione è possibile avere informazioni reali e aggiornate.
- ridurre errori e incongruenze: la riconciliazione bancaria può aiutare a individuare fatture non pagate, addebiti non autorizzati e movimenti duplicati e differenze tra banca e contabilità.
- semplificare la gestione della prima nota: alcuni software per la riconciliazione bancaria, come Fatture in Cloud, registrano in automatico i movimenti riconciliati in prima nota, evitando inserimenti manuali e doppie registrazioni.
- avere dati sempre aggiornati per eventuali controlli. Una riconciliazione regolare garantisce movimenti ordinati, tracciabili e facilmente verificabili.
La riconciliazione bancaria, quindi, non è utile solo dal punto di vista finanziario: aiuta ad avere un quadro completo della situazione economica dell’attività e fornisce informazioni preziose per prendere decisioni più consapevoli.
Come si fa la riconciliazione bancaria?
Per effettuare la riconciliazione bancaria, segui questi step.
1. Scegli lo strumento
Puoi fare la riconciliazione:
- a mano, confrontando l’estratto conto aziendale e la prima nota e spuntando le voci dei movimenti corrispondenti;
- tramite file Excel, inserendo i dati dell’estratto conto e i movimenti registrati nella contabilità su colonne vicine, così da poterli confrontare;
- tramite software dedicato, inserendo i file dei movimenti bancari e quelli della contabilità e osservando i disallineamenti segnalati dal software.
2. Procurati l'estratto conto bancario
Per effettuare la riconciliazione bancaria devi disporre dell’estratto conto dei movimenti bancari relativi al periodo di riferimento.
Se ad esempio scegli di seguire una cadenza trimestrale, avrai bisogno dell’estratto conto trimestrale.
Molte sono le aziende che possiedono diversi conti bancari: per questo, è bene assicurarsi di star riconciliando le informazioni con il conto bancario corretto.
3. Aggiorna la prima nota
Il secondo documento necessario per procedere alla riconciliazione bancaria è la prima nota, che deve essere aggiornata prima di iniziare il processo di verifica e riferirsi al periodo prescelto.
È bene quindi verificare che siano stati registrati tutti i movimenti, anche quelli che potresti considerare secondari, come gli scontrini di spese aziendali o di viaggio.
4. Recupera la riconciliazione precedente
Dalla seconda riconciliazione bancaria, è importante disporre anche della riconciliazione del mese o del trimestre precedente, così che tu possa verificare il saldo finale e individuare differenze da sistemare.
5. Confronta i movimenti
A questo punto, puoi confrontare i movimenti presenti nell'estratto conto con quelli registrati in contabilità.
A questo proposito, è bene tenere a mente che gli accrediti e i debiti dell’azienda vengono segnalati in modo diversi nell’estratto conto rispetto alla contabilità aziendale:
- nell’estratto conto della banca, gli accrediti sono evidenziati come Avere e il segno +, mentre i debiti sono evidenziati come Dare e il segno -;
- nella contabilità dell’azienda, gli accrediti sono inseriti come Dare e il segno +, mentre i debiti sono inseriti come Avere e il segno -.
Riconciliazione bancaria automatica: come funziona e perché conviene
La riconciliazione bancaria automatica permette di gestire l’intero processo in modo più rapido e semplice rispetto al metodo manuale.
Ti basta caricare nel software il file dell’estratto conto: il sistema legge i movimenti, li confronta con quelli contabili e collega automaticamente le operazioni corrispondenti.
Se rileva delle differenze, le segnala, così puoi decidere se correggere la contabilità o di o di non procedere con la riconciliazione.
La riconciliazione automatica ti permette di:
- risparmiare tempo e risorse, riducendo le attività manuali ripetitive;
- evitare errori, eliminando imprecisioni tipiche della riconciliazione bancaria manuale;
- eseguire in minor tempo un controllo affidabile, in grado di individuare differenze da regolarizzare in modo agevole e semplice,
- gestire un grande numero di voci di movimenti e operazioni, senza errori o sovrapposizioni.
Riconciliazione con importazione automatica dell’estratto conto
Alcuni software permettono di importare l’estratto conto automaticamente a intervalli regolari.
Non devi più entrare nel tuo remote banking e scaricare il file dell’estratto conto: i movimenti si trovano già all’interno del programma.
Inoltre, hai un controllo più puntuale della situazione economica e finanziaria della tua attività.
Importa in automatico gli estratti conto e risparmia tempo
Con Fatture in Cloud collegato al tuo conto corrente, i movimenti bancari si aggiornano automaticamente nel software, senza download o caricamenti manuali.
Riconciliazione bancaria tramite AI: la novità
L'associazione tra movimenti bancari e documenti contabili può essere eseguita dall’Intelligenza Artificiale.
L’AI analizza i movimenti, individua i documenti corrispondenti e propone le associazioni già pronte.
Il risultato è una riconciliazione ancora più veloce, precisa e con una riduzione significativa del rischio di errore.
Riconciliazione bancaria con l’AI in Fatture in Cloud
L’AI analizza i movimenti bancari, individua i documenti corrispondenti e propone le associazioni già pronte: tu devi solo confermare.
La riconciliazione bancaria non è solo un compito amministrativo: è un alleato per tenere sotto controllo la tua attività e prendere decisioni più informate.
E oggi, grazie all’automazione e all’intelligenza artificiale, questo processo diventa ancora più semplice, veloce e accessibile anche per le piccole imprese.